“De grootste winst zit in process mining en visueel management”
Jori Michels werkt sinds februari 2016 bij EIFFEL als consultant process. Hij levert een bijdrage aan grote veranderprojecten op het gebied van Lean, procesoptimalisatie en changemanagement. Daarnaast is hij coördinator van het Lean-team dat zich binnen EIFFEL bezighoudt met de leerlijn Process. Binnen de handel en industrie sector ziet hij een grote verschuiving naar digitalisering en datagedreven werken. “Door inzichten visueel te maken zien mensen sneller wat hun invloed is, en kun je de nieuwe manier van werken beter borgen.”
Ik werk vooral op opdrachten bij bedrijven in de handel en industrie en bij banken. Bij al deze bedrijven ligt de focus op processen: verandertrajecten die moeten worden doorgevoerd, doelstellingen die moeten worden behaald. De meeste projecten bestaan voor 80% uit change management en 20% Lean expertise en de inzet van Lean tools. Daarbij is het vooral belangrijk dat je snapt hoe processen werken, hoe ze kunnen aansluiten bij de business en hoe je ze kunt optimaliseren. Afhankelijk van de vraag vervul ik binnen opdrachten de rol van operational excellence manager, business process manager, project- of programmanager of Lean consultant.
Know how to grow: wij helpen organisaties hun strategie te bepalen op basis van data én te vertalen in implementeerbare stukjes.
Know how to grow
De laatste tijd vertoont de markt een stijgende lijn. Dat brengt uitdagingen met zich mee. Meegroeien in grootte en volwassenheid van je organisatie. Qua processen én qua team. Om stappen te maken naar een hoger niveau, moet je mensen en middelen op de juiste manier inzetten. Naarmate je verder komt op de schaal, gaat digitalisering een steeds grotere rol spelen. Aan het begin van project toetsen wij daarom aan de hand van een volwassenheidsmodel waar een organisatie staat: hoe zijn de processen ingericht, hoe wordt de data gebruikt, hoe zit het met de mensen? Bij de hoogste niveaus heb je het dan over zaken als robot process automatisation (RPA) en process mining.
Ook binnen de handel en industrie willen steeds meer organisaties datagedreven gaan werken: beter gebruik maken van data en hun organisatiestrategie daarop baseren. Dit vereist een samenspel tussen wat mensen kunnen en willen, en wat de organisatie zou moeten doen. We stellen mensen in staat om daarnaartoe toe werken. De brug te slaan tussen hoe het nu is en hoe het moet worden. Denk bijvoorbeeld aan doelstellingen als core services in de cloud draaien of processen outsourcen. Vaak weten organisaties niet hoe ze daar moeten komen, hoe ze dat kunnen realiseren. Dus helpen we ze de strategie te vertalen naar implementeerbare stukjes. Zo maak je de strategie werkzaam. Know how to grow noemen we dat bij EIFFEL.
Snel in beeld hoe het gaat dankzij process mining
Vroeger had je brownpapersessies om te ontdekken hoe het ging binnen een organisatie, nu maken we steeds vaker gebruik van process mining. Hiermee kun je al op basis van data zien hoe het gaat, in plaats van dit aan honderd mensen te vragen. Process mining zetten we zowel bij onze opdrachtgevers in als bij EIFFEL zelf.
Eén van mijn opdrachtgevers koos bijvoorbeeld voor outsourcing van het facilitair management wereldwijd, om kosten te besparen en meer geld over te houden voor hun core business. Hierbij boden wij transparantie, inzicht in hun data. En daarmee inzicht in kansen en uitdagingen, bottlenecks, etc. Met zoveel mogelijk digitale data proberen we in de inventarisatiefase problemen en de oorzaken daarvan in beeld te brengen. Dit vormt het uitgangspunt voor het verandertraject.
Als je het resultaat visueel maakt, zien medewerkers direct wat hun invloed is op het proces en hoe de data hen daarbij helpen. Daar kun je een grote winst behalen.
Betere borging door visueel management
Bij andere partijen blijft het projectresultaat dikwijls beperkt tot een presentatie of rapport met conclusies en inzichten. Terwijl veel bedrijven daar zelf niet veel mee kunnen door gebrek aan executiekracht of expertise. Daarom maken we bij EIFFEL het verschil door ook bij de uitvoering betrokken te blijven. Daarbij is het belangrijk om je te realiseren dat je een verandering implementeert, geen tool of proces. We willen dat het doorgaat zoals we het hebben aangeleerd, ook nadat onze inzet is geëindigd.
Een voorbeeld…
Een bedrijf heeft een probleem: klachten en vragen worden niet snel genoeg afgehandeld. Dan analyseren we waar het probleem zit en waardoor het veroorzaakt wordt. Op basis van de analyse maken we een actieplan, dat niet in een lade belandt maar direct geïmplementeerd wordt. De transitie faciliteren en borgen we door middel van een digitaal dashboard. Daarop kunnen medewerkers live zien wat de status is van bepaalde werkzaamheden. Als je het resultaat visueel maakt, zien medewerkers direct wat hun invloed is op het proces en hoe de data hen daarbij helpt. Dit noemen we visueel management. Daar kun je een grote winst behalen.
Human powered. Data driven.
De toenemende behoefte aan datagedreven werken, heeft voor EIFFEL aan twee kanten gevolgen:
- Welke diensten we bieden
- Wie en wat hebben we nodig om deze diensten te bieden
Als we in het verleden een Lean scan of implementatie deden, begonnen we op papier. Inmiddels streven we ernaar in 100% van de gevallen process mining toe te passen om de organisaties van onze opdrachtgevers meer data driven te maken. Dat betekent dat we mensen nodig hebben die met data kunnen omgaan, zelf data driven werken, en beschikken over de juiste tools en expertises. Binnen de leerlijnen gaat het meer en meer in de richting van het beheersen van Power BI, bijvoorbeeld om data-analyses te maken.
Er vindt een verschuiving plaats naar vaardigheden waaraan vijf jaar geleden nog nauwelijks behoefte was. Excel beheersen is nog steeds een vereiste, maar steeds vaker wordt ook van je gevraagd dat je data snel kunt omzetten naar inzichten, bijvoorbeeld met behulp van Power BI. Een andere, steeds belangrijker skill is dat je met mensen moet kunnen omgaan. Je moet mensen meenemen en laten inzien waarom deze nieuwe manier van werken belangrijk is. Want waar de verandering ook om draait, de mens staat centraal. Alleen dan heeft een verandering kans van slagen.
Juist de combinatie van hardskills en softskills, daarmee maak je het verschil bij opdrachtgevers. Vandaar ook de pay-off van EIFFEL: “Human powered. Data driven.”
