80% van je tijd kwijt zijn aan data ophalen en goed zetten, en nog maar 20% over hebben voor andere werkzaamheden. En voor specialistische rapportages altijd afhankelijk zijn van de IT-afdeling. Dat kan slimmer, vond Mickey Deten. Hij richtte de financiële analyses en rapportages bij zijn opdrachtgever anders in met behulp van PowerBI. Zo bespaarde hij de organisatie veel tijd en kosten. En maakte hij data steeds meer van iedereen. Hoe? Mickey legt het uit.
80% van je tijd kwijt zijn aan het ophalen en goedzetten van data? Dat kan veel slimmer.
Mijn opdrachtgever had extra capaciteit nodig op de Finance-afdeling. Dus in eerste instantie voerde ik daar financiële analyses uit en maakte ik financiële rapportages. Periodieke rapportages bijvoorbeeld, maar ook probleemanalyses waarbij ik moest uitzoeken wat er in het verleden was gebeurd en hoe dit rechtgezet kon worden. Veel werkzaamheden kwamen elke week of maand terug. En telkens kostte het weer een paar uur om dezelfde analyse te maken, dezelfde export uit het systeem te halen en dezelfde handelingen te verrichten om de data te verbouwen tot een rapportage.
80% van de tijd was ik bezig met het ophalen en goed zetten van data en ik hield maar 20% over om echt waarde toe te voegen, te analyseren en inzichten uit de data te halen. Voor meer specialistische rapportages was mijn opdrachtgever bovendien sterk afhankelijk van de IT-afdeling. Ik vroeg me af of dat niet slimmer kon. Door vaak voorkomende handelingen te automatiseren, kun je veel tijd overhouden om de kwaliteit van de organisatie te verhogen. En je kunt meer gericht actie ondernemen op basis van de inzichten.
Met eigen ogen zien dat het slimmer kan
Binnen EIFFEL heb ik een training PowerBI gevolgd en ik was aan het experimenteren en spelen met eigen data. Bij mijn opdrachtgever was niemand die erom vroeg om met PowerBI te gaan werken. Dus ik heb zelf het initiatief genomen om te laten zien hoe het ook anders kon. In het begin heb ik mensen echt moeten overtuigen door bestaande Excellijsten of rapportages in PowerBI te zetten. Zo konden ze met eigen ogen zien hoe makkelijk het werkte, hoeveel tijd ze daarmee konden besparen en welke extra inzichten het opleverde.
Mijn opdrachtgever reageerde enthousiast. Daardoor werd mijn opdracht compleet anders. Van financieel analist werd ik ineens het aanspreekpunt voor BI. Steeds meer mensen kwamen met de vraag of ik wilde meedenken over hun werkzaamheden. Of die ook slimmer konden. De vraag naar automatisering van rapportages werd steeds groter. Uiteindelijk kon ik op heel veel gebieden binnen Finance mooie geautomatiseerde dashboards, rapportages en nieuwe inzichten opleveren.
Knelpunten blootleggen door data te combineren
Wat ik vaak zie bij organisaties is dat de basis over het algemeen goed is, maar dat Finance heel erg leunt op zijn eigen data uit het boekhoudsysteem. Dat is voor hen de waarheid en ze kijken meestal niet veel verder dan dat. Om meer uit de data te halen, kun je financiële gegevens samenbrengen met data van bijvoorbeeld operations of HR. Door data te combineren kom je tot hele nieuwe inzichten en kun je bovendien de kwaliteit van je eigen data verhogen.
Een voorbeeld: bij mijn opdrachtgever waren de productdata opgenomen in het boekhoudpakket. Elk product vertegenwoordigde een bepaalde waarde. Door een link te maken met het systeem van operations kon ik in één keer zien welke producten defect waren en dus geen waarde leverden. Zo konden we knelpunten blootleggen. Dit leek in eerste instantie negatief, omdat mijn opdrachtgever correcties moest doen. Maar met dat inzicht konden ze in gesprek gaan met andere mensen in het proces om het samen structureel op te lossen. Dus de toegevoegde waarde gaat veel verder dan de inzichten alleen. Data en inzichten vormen echt een startpunt voor verbeteringen.
De huidige generatie BI-tools is zo gebruiksvriendelijk dat data en inzichten steeds meer van iedereen worden.
Rapportages en dashboards van én voor iedereen
Er wordt nog steeds veel gewerkt met Excel. Op zich voeren mensen hun werk zo goed mogelijk uit, maar ze zijn zich er niet altijd van bewust dat het slimmer en efficiënter kan. “Ik heb geen tijd om me daarin te verdiepen”, hoor ik vaak. Terwijl je binnen een paar dagen al een hele goede basis kunt neerzetten en die tijd dus weer ruimschoots terugverdient. Soms duurt het even om dit bewustzijn te creëren binnen een organisatie of afdeling. Maar áls je dan aan de slag kunt, kun je mensen echt verbazen en verrassen door slimme rapportages en dashboards op te leveren. Oplossingen te bieden waar ze de komende jaren mee verder kunnen.
Wat ik het allermooiste vind? Dat mensen zelf verder kunnen met die oplossingen, ook al hebben ze geen IT-achtergrond. De huidige generatie BI-tools is veel gebruiksvriendelijker en toegankelijker dan mensen verwachten. Alles wat ik ontwikkel voor mijn opdrachtgevers, probeer ik zo goed mogelijk over te dragen. Door vanaf het eerste moment medewerkers aan te haken. Samen met de opdrachtgever te bepalen wat de organisatie nodig heeft. En mensen te trainen hoe ze zelf stap voor stap een rapportage kunnen opzetten, hun eigen dashboard kunnen onderhouden, en voor nieuwe vragen zelf een rapportage kunnen opbouwen. Zo maken we data van én voor iedereen.
Bewust buiten de gebaande paden denken
Technisch gezien kent BI weinig beperkingen. Dus je kunt nieuwe behoeften ontdekken, nieuwe oplossingen bedenken, nieuwe waarde toevoegen aan de organisatie. Dit geeft een enorme vrijheid in de manier van denken. Ik daag mezelf en mijn opdrachtgever daarom altijd uit om bewust buiten de gebaande paden en de bekende systemen te denken.
De grootste uitdaging? Om niet achteraf handmatig aanpassingen te maken in de rapportages, als ze toch nog niet helemaal aan de behoefte voldoen. Maar bij elke vraag terug te gaan naar de basis, na te denken wat er in het systeem zit, en indien mogelijk de aanpassing structureel in de bron te doen.
