DE PROJECTSECRETARIS
Als projectsecretaris neem je administratieve en secretariële werkzaamheden uit handen van het projectteam.
Als onderdeel van het projectteam heeft de projectsecretaris inhoudelijk kennis van het project en levert een bijdrage aan de organisatie, communicatie en coördinatie van het project.
Je stelt je pro-actief op en bent samenwerkingsgericht. Je bent nauwkeuring en communiceert helder.
DIT GA JE DOEN
Als Projectsecretaris heb je primair de verantwoordelijkheid voor het organiseren van de integrale projectmanagement overleggen (IPM). De clusters werken allen aan de voorbereiding van de totstandkoming van besluiten tijdens deze overleggen. Er wordt ingezet op vooraf goed voorbereide en afgestemde vergaderstukken (incl. agenda) zodat besluiten efficiënt genomen kunnen worden. Hierbij hoort ook de vastlegging van deze besluiten door middel van notulen en het bijhouden van een actie- en besluitenlijst in een documentmanagementsysteem. Zichtbare aanwezigheid binnen de projectorganisatie is voor een goede afstemming en beheersing van raakvlakken van belang.
De projectsecretaris draagt zorg voor de versterking van de samenwerking tussen de teamleden d.m.v. het organiseren van team- en andere werksessies en lunchbijeenkomsten en hij/zij heeft een brede blik op het project, omgeving en de diverse werkprocessen binnen het project en de opdrachtgever.
Bij de klant werken we actief aan verbetering van de processen. De projectsecretaris heeft een centrale rol en signaleert verbeterpunten op allerlei vlakken. Je adviseert de projectmanagers en manager projectbeheersing daarover en pakt proactief verbeterinitiatieven op.
Tot het takenpakket hoort ook het voorbereiden, bijwonen en afhandelen van andere overleggen, zoals het Intern Review Overleg, het Directeurenoverleg, diverse overleggen met stakeholders, etc.
De reguliere werkzaamheden als projectsecretaris zijn;
- Agendabeheer;
- Vergaderingen/evenementen plannen (bij 3 of meer personen);
- Vergaderingen voorbereiden (agenda samenstellen) / notuleren / actielijsten bijhouden;
- (Digitale) postverwerking;
- Bezoekersregistratie;
- Accountbeheer medewerkers;
- Opstellen en bijhouden van diverse projectoverzichten.
DIT BEN JIJ
- Je hebt een HBO denkniveau;
- Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring;
- Je beheerst Nederlands minimaal op B1 niveau;
- Je bent een organisatorisch talent en kan goed prioriteiten stellen;
- Je bent een leergierige doorzetter en denkt oplossingsgericht;
- Ervaring bij een overheidsorganisatie is een pré;
- Zelfstandig regie voeren op het organiseren van de IPM-overleggen;
- Zelfstandig en proactief coördineren van de overleggen van de projectmanager;
- Zelfstandig voeren van coördinatie over het secretariaat en het informatiebeheer;
- Zelfstandig organiseren van diverse werksessies;
- Zelfstandig en proactief bijspringen bij actuele projectissues en het adviseren van de projectorganisatie.
DIT KRIJG JE VAN ONS
EIFFEL/Palladio is meer dan alleen een opsomming van arbeidsvoorwaarden. Je blijft namelijk continu in beweging aan de hand van ons Learning & Development aanbod. Ook ga in gesprek met andere Palladianen in het kader van inspireren en kennis delen. Daarnaast bieden wij jouw een functie die bijdraagt aan een beter Nederland. Werken bij Team EIFFEL betekent werken bij een organisatie die centraal staat voor jouw carriere. Hard werken met veel plezier.
Uiteraard is een goede beloning op zijn plek. Die sommen wij dan ook graag voor je op:
- Salaris afhankelijk van werkervaring;
- Ov-kaart of kilometervergoeding;
- 25 vakantiedagen;
- Telefoon & laptop;
- Pensioenbijdrage;
- Kerstdiners, Beach borrels en niet te vergeten een leuk team van collega's om samen mee op te trekken, om mee te ondernemen, van te leren en om lol mee te hebben.
WERKEN BIJ EIFFEL/PALLADIO
Kijk hier hoe het afgelopen jaar bij EIFFEL/Palladio eruit heeft gezien! Want ook al kom je voor Palladio te werken, je bent ook zeker onderdeel van EIFFEL.
Palladio is toonaangevend in Nederland op het gebied van projectbeheersing. Wij werken voor alle overheden (Rijk, provincies, gemeenten, ProRail en waterschappen) aan het ontwerpen en realiseren van complexe infrastructurele projecten in Nederland. Projecten die onder meer leiden tot een betere infrastructuur, goed onderhouden waterwegen en betrouwbare energievoorziening. Voor deze projecten voert Palladio de volledige bedrijfsvoering en projectbeheersing uit, bestaande uit scope- en wijzigingenbeheer, financiën, planning, risicomanagement, kwaliteitsbewaking, inkoop, informatievoorziening en rapportages, capaciteitsmanagement en projectondersteuning. Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een projectondersteuner.
We dagen je uit op verschillende terreinen. Dit doen we door afwisselende opdrachten bij toonaangevende opdrachtgevers. Maar ook door inspirerende collega’s die elkaar uitdagen binnen de verschillende expertise teams, door nieuwe proposities, het organiseren van webinars of het schrijven van artikelen. De cultuur van topprestaties, maar ook van werkplezier en mee ondernemen binnen een groeiende omgeving biedt om alles en meer uit jezelf te halen.
Balance, TASK en Palladio zijn onderdeel van EIFFEL Projects. Wij zijn in staat om ons dienstaanbod nog verder uit te breiden en de klanten nog meer hoogwaardige oplossingen te bieden. Dit versterkt onze positie als toonaangevend bedrijf in de consultancy-industrie en toont aan dat het zich blijft inzetten om zijn klanten de best mogelijke service te bieden.
INTERRESSE?
Ben jij de Projectsecretaris die ons teams komt versterken? Solliciteer direct! Voor vragen kun je contact opnemen met Charlotte Leenart.
