Fabian van Hagen werkt bij EIFFEL mee aan projecten op het gebied van financiële administratie en debiteurenadministratie. Hij paste Xplore toe in zijn recente opdracht. "Al vanaf dag één word je bij EIFFEL aangemoedigd om over de schutting te kijken, door te vragen, je te verwonderen over hoe dingen gaan. En juist in die verwondering liggen kansen."

Stap 1. Verwonder

Als je bij een opdrachtgever zit, kijk dan goed rond. Stel vragen. Schrijf dingen op die je opvallen of verbazen. Wat zie je? Hoe zou dit anders of beter kunnen? Zijn er nog meer mogelijkheden? Deze verwonderpunten gebruik je in de volgende stappen om je opdrachtgever positief te verrassen.

“De financiële afdeling van mijn opdrachtgever is in korte tijd vertienvoudigd. Mijn opdracht was om op uitvoerend niveau mee te werken aan de financiële administratie. Niet al te lastig financieel-administratief werk dus. Wat mij bij dit werk vooral verwonderde, was dat veel e-mails handmatig werden verstuurd. Een behoorlijk tijdsintensieve bezigheid waardoor bovendien grote achterstanden ontstonden.”

Stap 2. Verscherp

In deze stap maak je de punten die je bij stap 1 hebt opgeschreven meer concreet. Waar zie je de grootste winst? Wat is ervoor nodig om dit te bereiken?

“Ik vroeg me af of het mogelijk was een deel van de e-mails automatisch te versturen door gebruik te maken van een mailmerge. Hierbij maak je een koppeling tussen de data uit Excel, het format van Word en de mailing vanuit Outlook. De koppeling zorgt ervoor dat 900 vergelijkbare mails niet handmatig overgetypt hoeven worden, maar dat ze automatisch worden samengesteld. Je begrijpt wel dat mijn opdrachtgever enthousiast werd van dat vooruitzicht!”

Stap 3. Vorm

De concreet gemaakte verwonderpunten worden gestructureerd in een tactisch plan, en gepitcht aan de opdrachtgever. Heb je nog geen ervaring met pitchen, dan zijn er bij EIFFEL genoeg collega’s die je aanknopingspunten kunnen geven en helpen een goed gestructureerde pitch op te bouwen.

“Bij deze stap is vooral de onderbouwing erg belangrijk. Wat kost het om deze verandering door te voeren? En wat levert het op? In het geval van mijn opdrachtgever betekende het automatiseren van de e-mails dat ik twee dagen lang geen facturen kon inboeken. Maar die tijd zouden ze snel weer terugverdienen doordat ruim 900 e-mails voortaan automatisch konden worden verstuurd. Door deze pitch samen met mijn business manager te maken, ging ik goed voorbereid het gesprek aan.”

Stap 4. Verras

In deze stap maak je na enige tijd de balans op: wat heeft de verandering opgeleverd?

“De tijdsbesparing door het automatiseren van de e-mails was nog groter dan vooraf berekend. Het versturen van de e-mails kost nu nog maar een paar uur in plaats van een paar dagen. Kostbare tijd die op een andere, meer efficiënte manier kan worden benut. Dat had mijn opdrachtgever van tevoren niet bedacht.”

Stap 5. Veranker

Als je een verandering hebt doorgevoerd, moet je hem ook levend houden. Zorgen dat de opdrachtgever op die manier blijft werken. Je kennis delen met collega's. En waar mogelijk nog een verdiepingsslag maken: is er nog meer uit te halen?

“Bij deze laatste stap kijk ik vooral naar de toekomst. Andere managers hoorden van deze ontwikkeling en hebben mij benaderd om mee te denken over het inrichten van andere processen. Met behulp van de Xplore-toolkit en de begeleiding vanuit EIFFEL heb ik niet alleen mijn opdracht uitgevoerd, maar ook mijn opdrachtgever écht positief verrast. Kijk, daar krijg ik nou energie van”.

Het EIFFEL-gevoel van Fabian

“Mijn EIFFEL-gevoel? Dat je je eigen kansen kunt creëren door over de schutting te kijken. Te laten zien dat we bij EIFFEL niet alleen doen waarvoor we gevraagd zijn, maar ons echt verplaatsen in de opdrachtgever. En meedenken wat die nodig heeft. EIFFEL stimuleert dat en biedt daarvoor de juiste tools. Proactief is hierbij het toverwoord: zie je kansen of mogelijkheden? Neem initiatief, maak een plan en verras je opdrachtgever.”